文件夾整理技巧 讓文件不再堆積如山
    文件夾是整理文件時(shí)不可缺少的工具。商務(wù)文件一般都是A4大小的，所以有很多人都使用A4文件夾來(lái)整理保存。雖然文件夾是大家都非常熟悉的工具，但是我們卻會(huì)常常弄錯(cuò)它的用法。因此，首先為大家介紹文件夾的使用方法。
    一般情況下，我們使用文件夾是為了整理資料，不讓信息擺放得零亂無(wú)章，或是為了妥善保存重要文件，避免出現(xiàn)折角情況。這樣的業(yè)務(wù)流程往往容易引起工作上的不便。
    為了避免帶來(lái)工作上的不便，在使用文件夾整理文件時(shí)，應(yīng)該按照“不同項(xiàng)目”、“不同案件”分開(kāi)整理。為A項(xiàng)目準(zhǔn)備A文件夾，為B項(xiàng)目準(zhǔn)備B文件夾。技巧就在于：不要將不同項(xiàng)目的資料放入同一個(gè)文件夾之內(nèi)。
    應(yīng)該有不少人都試過(guò)以上所說(shuō)的方法吧。實(shí)際上，絕大多數(shù)的人都會(huì)遇到這樣的情況：文件夾不斷分類(lèi)，數(shù)量不斷增多，漸漸堆積成山，終導(dǎo)致工作無(wú)法順利展開(kāi)。也許連文件自身都在呼喊著“要這樣堆到什么時(shí)候”。
    信息不是用來(lái)儲(chǔ)存(保管)的，而是應(yīng)該讓它流動(dòng)起來(lái)(處理)。只有靈活利用了，信息才有價(jià)值，僅僅整理是毫無(wú)意義的。正因?yàn)槭褂梦募�夾能妥善地保存文件，本來(lái)應(yīng)該流動(dòng)利用的文件往往會(huì)在不知不覺(jué)中被儲(chǔ)存了起來(lái)，這是我們須要注意的地方。
    一般來(lái)說(shuō)，有以下兩種方法：根據(jù)“待處理”、“已處理”、“保管”等工作階段區(qū)分文件的分類(lèi)方法和按日期區(qū)分的時(shí)間系列保管方法。但是，對(duì)一般人來(lái)說(shuō)，采取這兩種方法非但不能充分利用信息，反而會(huì)導(dǎo)致文件不斷堆積。
    在此，我們建議大家考慮“流動(dòng)文件夾”。這是一種根據(jù)自己能處理的工作量來(lái)決定文件夾數(shù)量的方法。
    以我自己為例來(lái)說(shuō)，我都是將能流動(dòng)管理的文件的數(shù)量設(shè)定為10個(gè)。因此，當(dāng)前工作所用的文件夾也就只有10個(gè)。
    有新文件(工作)出現(xiàn)的時(shí)候，如果不處理好已有文件夾的工作的話(huà)，就不能將新工作加入文件夾之內(nèi)。這樣一來(lái)就變成文件夾的數(shù)量決定自己可以處理的工作量。
    比方說(shuō)，假設(shè)現(xiàn)在已有10個(gè)文件，又新增了11個(gè)文件，這時(shí)你就需要決定優(yōu)先處理哪個(gè)，哪個(gè)文件暫緩，“不作處理”。若是都決定延緩或是保留的話(huà)，文件夾就會(huì)不斷增多，信息也只會(huì)不斷堆積儲(chǔ)存，工作得不到處理，終變得雜亂無(wú)章。
    如果要將文件嚴(yán)密分類(lèi)的話(huà)，必定會(huì)出現(xiàn)界限不明確的文件。若是設(shè)定詳細(xì)的規(guī)則，就只會(huì)變得越來(lái)越麻煩，直到無(wú)法繼續(xù)下去。為了避免出現(xiàn)這樣的情況，一開(kāi)始就設(shè)定好能流動(dòng)處理的數(shù)量，之后再根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)節(jié)，盡量不要超出這個(gè)數(shù)，這樣的方法既簡(jiǎn)單又實(shí)用。
    假如已經(jīng)堆積了八、九個(gè)文件，你就會(huì)開(kāi)始著急，如果不趕快處理的話(huà)，就無(wú)法著手新的工作。這樣一來(lái)，工作效率也會(huì)自然而然地提高。也就是說(shuō)，比起費(fèi)時(shí)間分類(lèi)、整理工作和文件，還不如集中處理眼前的工作。
    若是保存文件的話(huà)，不管有多少個(gè)文件夾都沒(méi)關(guān)系。